こんにちは人事担当の本杉です。
今回は同僚・関係者への連絡の仕方についてお伝えします。
職場では周知徹底するように、という会社からの方針や連絡事項など指示されることがあります。
その時に皆さんはどんなことを意識して関係各所へ情報を伝達しているでしょうか。
例えば、春の安全週間の時期になった場合、どのように関係各所に伝えているでしょうか？
まず、伝達の目的を明確にしないと、紙の配布に留まってしまう可能性があります。
または、朝礼で、「春の交通安全週間になりました。交通ルールを守り、安全運転を心がけましょう！」と伝えて「周知徹底しました」と報告され終了されるケースです。
特に、この安全週間というのは冬の場合は忘年会シーズンであったり、年末年始の師走の時期は何かと忙しく、そわそわしがちで交通事故が起きやすい時期です。春は年度の切り替え時期、新入生など、新しく通学する子供や運転者への普及、啓蒙の一環です。
啓蒙の内容は
・シートベルト着用
・自転車の交通ルール順守
・飲酒運転の根絶
・自動車運転の交通ルールの順守
などがあります。
目的を整理してみますと、交通事故防止、そのために交通ルールを守らせる、の２点に絞られます。そして、春は子供への注意喚起と運転者には子供の行動に普段以上に注意を払うこと。秋は夕暮れ時に見えにくくなる時間帯に交通事故を起こしやすいため特に注意が必要ということがポイントになります。また、自動車以外に自転車を運転するときのルールも周知するということです。
周知徹底してください！と指示されたものが、恒例の安全週間です。交通安全に注意してください、のみでは、恐らく、チラシの配布と朝礼で一言言って終わりになるでしょう。
そして、周知徹底しました、と担当者から報告され終了となります。
しかし、仕事には周知徹底のクオリティーが大事になります。確かに周知する行為はしていますが、周知徹底とはほど遠い行為と感じませんでしょうか？
周知徹底とは「全ての人にしっかりと知れ渡らせること」ですね。
では、何を知れ渡らせることでしょうか？
安全週間の場合には、「安全週間をやっています」ということを知らしめるだけの周知徹底の場合は、確かにチラシの配布と朝礼一言話すだけで事たりることでしょう。しかし、交通安全週間の目的を果たすために周知徹底する場合には、もう一歩突っ込む必要があることに気づくことでしょう。
では、どのようにするかと言いますと
具体例を添えることです。
例えば、朝の通学時間帯には新しく小学生に入学した子供もいるかもしれません。子供が歩行している横を走るときは子供の動向には十分注意を払い徐行して走りましょう。
とか、冬の交通安全週間では帰りの時間帯は薄暗く、見通しが悪くなります。狭い路地などで交差するところなど、必ず一時停止し、安全確認をしてから左折するなどしましょう。突然自転車が目の前に現れ巻き込み事故が起きやすいので注意しましょう。
と注意する点を具体的に示して周知すると、行動ベースに移すことに繋がります。抽象的に交通安全週間だから注意しましょうでは目的を果たす周知には遠いのですね。
この安全週間の周知については一つの事例として挙げさせていただきました。
このように同僚や関係者に連絡する場合、伝える目的により周知の仕方を工夫することが大切になってきます。
安全活動にはKYT活動があります。KYT（危険予知トレーニング）では、指差呼称に落とし込むとき、具体的な行動を呼称するまで落とし込みをします。例えば換気扇の掃除をする時に回転いすの上に乗り作業してしまうと危険であるとなれば、固定椅子ヨシ！と示唆呼称してから椅子の上に乗り換気扇の掃除に取り掛かかり、災害の芽を取り除き安全に仕事を進めることにつなげるのですね。
大切なポイントは伝える目的を明確にし、目的に沿って具体的にイメージできるように、伝える内容を工夫することです。
今回は、同僚、関係者への連絡の仕方についてご紹介しました。
