こんにちは人事担当の本杉です。
今回は上司への報告の仕方についてお伝えします。
組織人になると一般的には報告、連絡、相談をするように、と指導を受けるかと思います。皆さんが入る会社というのは、法人です。法人とは法の人と書くのですね。
会社は人の集合体で存在しています。しかし、無秩序に存在しては、法人としての機能を果たすことは難しいのです。
法人を人間に例えてみましょう。
人間は頭で考え手足を動かし、行動した結果、成果を掴むという仕組みですね。それを会社組織に当てはめてみると、司令塔の頭の部分が経営者です。その経営者の方針に沿って会社幹部も頭の部分を担い事業を展開し手足の部分が一般社員となります。
手足が自分勝手に判断し行動したら収拾がつかなくなりますよね。ご飯を食べたいと頭で考えているのに、手足は動かなかったら、苦痛です。
そこで、報告、連絡、相談の重要さが出てくるのです。組織が一枚岩のように一体となっていたら、非常に強い組織になります。
代表的なものでは
・設備や品質トラブルに遭遇して第一報を報告する
・担当業務の進捗状況報告などがあります。
報告、連絡、相談はトラブル対応や業務などを円滑に進める為のものから会社の方向性に沿った行動をしているか確認するものまでいろいろとあります。
方向性を確認するものの場合は、違う場合は軌道修正することになります。
また、設備トラブルが発生した場合など、オペレータとして操作のみ担当していた場合は、自分勝手に判断してしまうと危険なので、まずは、上司や担当セクションに連絡することになります。
では、報告する内容、ポイントにはどのようなことがあるかと言いうと５W１Hというものがあります。
5W1Hとは、
When (いつ)
Where (どこで)
Who (誰が)
What (何を)
Why (なぜ)
How (どのように)
です。
特にお伝えしたいことは、ルーチン業務であなたがある程度ベテランになったとき、あなたの担当領域内でトラブルが発生した場合に報告をして指示を受ける時の姿勢についてです。
あなた自身が頭を働かせることなく
「どうしたらいいでしょうか？」
と１から１０迄、指示を受けると言う姿勢は好ましくないですね。
自分なりに考えて対策案も添えて報告することはとても大事なことです。その報告を蓄積していくと、あなたの対策案の精度もブラッシュアップされ、経験の積み重ねにがされ、対策案が理に叶い、上司と事後報告でよくなるケースが増えてくることでしょう。
今回は上司への報告の仕方についてご紹介しました。
