こんにちは人事担当の本杉です。
今回は仕事の仕方についてお伝えします。
まず、引継ぎや新しい仕事を担当することになったら全体像に注目します。細かい個別作業にフォーカスされがちですが、個別作業はどこの部分かを理解していないと、業務に幅をつけることが出来ず、ちょっとした変化にも対応を出来なくなるのです。
次に日々業務をしていると、いつしか、業務処理に忙殺され、場当たり的な業務の仕方になってしまい、大事なことで緊急性のない仕事を後回しにしてしまいます。そこで、限られた時間を有効活用するするため仕事に優先順位をつけ、取り組むことをお勧めします。
緊急性は無いが重要な案件
スケジュール化し、緊急対応と並行して進める
※緊急性がないため、先送りしてしまいがち
緊急性があるが、重要でない案件
すぐに対応する負荷をかけないで対応する
※重要でない案件でも仕事に忙殺され、緊急性がないが重要な案件が後回しにされがちとなる
緊急性があり、重要な案件
すぐに対応する
※最優先事項
緊急性は無く、重要でない案件
空いている時間にする
※もしかして、やらなくてもよい仕事かもしれない
業務分析し、本当に必要な場合は時間のある時にする
例えば、人事の採用業務は重要事項として日々、人材確保に取り組んでいたとします。
●緊急性があり、重要な案件
欠員状況で、一日も早く確保してほしい、と要請があったら、これは緊急性があり、重要な案件ですね。
●緊急性はないが、重要な案件
労働法改正で、残業６０時間を超えた時間を割り増し利率を２５％から５０％に変えるというものは２３年４月には中小企業は法律施行される時期です。重要案件でも緊急性はないですね。しかし、まだ、時間があるといって、先送りしていると、直前になったら、テンテコマイになってしまうことは目に見えています。なので、この場合はスケジュールを立て、粛々と進める必要があるのですね。
●緊急性があり、重要でない案件
・多くの会議
・多くの報告書
・突然の来訪
・無意味なメールや電話の対応
●緊急性はなく、重要でない案件
・無駄話し
・だらだらと長電話
特に緊急性はないが、重要な案件は先送りしやすい性質ですが、成果をだす人は地道に取り組んでいます。
また、緊急性があって、重要ではない案件を如何にして減らし、緊急ではないが重要な案件の仕事事を継続的に粘り腰で取り組むかが課題となります。
それには業務の性質を理解し、優先順位を考えながら仕事を進めていくことが肝要となります。
今回は仕事の仕方についてご紹介しました。
